Il Ministero dell’Economia e delle finanze, attraverso il comunicato stampa n. 49 del 13 marzo 2021, aveva annunciato lo slittamento del termine ultimo per la conservazione delle fatture elettroniche relative al 2019 originariamente previsto per il 10 marzo 2021. Detta proroga è stata normata con il decreto Sostegni.

A partire dal 1° gennaio 2019, come noto, la fatturazione elettronica è divenuta obbligatoria. Da qui l’esigenza di conservare, ovviamente non più in formato analogico ma digitalmente, i documenti fiscali emessi e ricevuti elettronicamente in detto anno d’imposta.

È stata così fissata una scadenza entro la quale gli operatori economici sono chiamati a conservare in formato dematerializzato le fatture che li riguardano la c.d. conservazione sostitutiva.

All’uopo, l’art. 3, comma 3, D.M. 17 giugno 2014 stabilisce che il suddetto adempimento sia ottemperato entro il terzo mese successivo a quello di presentazione della dichiarazione dei redditi.

Ora, la dichiarazione dei redditi relativa al periodo d’imposta 2019 doveva essere presentata entro il 10 dicembre 2020 (si ricorda infatti che il D.L. n. 157/2020 – c.d. decreto Ristori quater – aveva prorogato a tale data il termine ordinario di presentazione originariamente fissato al 30 novembre) motivo per cui la conservazione delle fatture elettroniche con riferimento all’anno d’imposta 2019 sarebbe dovuta avvenire non oltre il 10 marzo 2021.

Un nuovo adempimento dunque che al pari delle altre scadenze fiscali deve essere ossequiato per non incorrere in onerose sanzioni.

La proroga è stata disposta per venire in soccorso ai soggetti che si sono trovati più in difficoltà a seguito della crisi indotta dalla pandemia da Coronavirus ma anche per tenere conto delle incertezze che in ogni caso genera l’introduzione di un nuovo adempimento.

In considerazione dei due aspetti citati, come stabilito dal nuovo Decreto Sostegni la nuova scadenza è fissata al 10 giugno 2021.

La conservazione elettronica – Per conservazione elettronica si intende il complesso di procedure, normativamente previste, mediante le quali i documenti possono essere prodotti e conservati tramite processi informatici.

Nello specifico, la conservazione delle fatture elettroniche può avvenire esclusivamente seguendo le regole dettate dal combinato disposto tra il DPCM del 3 dicembre 2013 ed il DM 17 giugno 2014.

L’art. 43 del CAD stabilisce che i documenti informatici di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento sono conservati “in modo permanente con modalità digitali” nel rispetto delle regole tecniche.

Il CAD prevede che i documenti informatici rilevanti ai fini fiscali devono avere le caratteristiche dell’immodificabilità, dell’integrità, dell’autenticità e della leggibilità e possono essere conservati in uno dei vari formati previsti dal D.P.C.M. (PDF – PDF/A ; TIFF; JPG; Office Open XML (OOXML); Open Document Format; XML; TXT; Formati Messaggi di posta elettronica).

Modalità di conservazione –Ai fini della conservazione elettronica è possibile avvalersi dei servizi messi a disposizione dai vari operatori privati certificati, tuttavia si ricorda che l’Agenzia delle Entrate mette gratuitamente a disposizione un servizio di conservazione elettronica per tutte le fatture emesse e ricevute elettronicamente attraverso il Sistema di Interscambio, tale servizio è messo a disposizione dell’utente nella sua area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi”. Selezionando “Fatturazione elettronica” nella home page del portale “Fatture e Corrispettivi” è possibile attivare il servizio gratuito di conservazione elettronica.

Mancata conservazione– Si ricorda che la mancata conservazione digitale è sanzionabile come mancata esibizione dei libri, delle scritture contabili e dei documenti fiscali ex art. 52 del DPR n. 633/72. La sanzione prevista varia da € 1.032,91 a € 7.746,85, ed il mancato adempimento non dà diritto al contribuente di avvalersi ai fini accertativi dell’esibizione dei documenti non conservati a norma.